Caso aplicado · Gestión documental
Contratos, actas y versiones dentro de un flujo trazable
Estandarización documental, priorización de automatizaciones y diseño de un flujo funcional para generar y seguir actas de servicio.
Seguimiento de contratos y actasEl problema
El proceso antes de la intervención.
Los departamentos gestionaban documentos, aprobaciones, nombres y versiones de maneras diferentes. Esto generaba trabajo repetido, demoras para encontrar la versión correcta y riesgo de consultar información desactualizada.
Cómo lo entendimos
Observamos el proceso antes de diseñar.
Laguna estructuró el trabajo desde el proceso documental real y definió un caso prioritario alrededor de la generación de actas de servicio.
La solución
- 01
Mapeo de cómo se crean, revisan, aprueban, guardan y consultan los documentos.
- 02
Definición de reglas mínimas para nombres, campos, estados y control de versiones.
- 03
Priorización de casos por impacto y esfuerzo, junto con un flujo funcional para el caso inicial.
El beneficio
Qué cambió para el equipo.
Este caso se presenta a nivel general para proteger información operativa y documental del proyecto.- Un estándar común para operar documentos entre áreas.
- Mayor claridad sobre responsables, estados, versiones y excepciones.
- Una ruta gradual para automatizar nuevos procesos sin perder control documental.
La automatización documental empieza por acordar cómo se nombra, aprueba, versiona y consulta la información.
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